Yakın gelecekte uluslar arası kongre toplantı sektöründe çevreci, sürdürülebilir gelişme, çevre dostu, ekonomik, sosyal medyayı ile zamanı etkili kullanan, fiyat ve mevcut kaynaklara odaklı gelişmelere sıkça tanık olacağız.

Kongre ve toplantı pazarında teknoloji önemli bir rol oynayacak olmasına karşın, insanlar arasında etkileşime yol açacak yüzyüze görüşmelerin önüne geçemeyecek. Gelecekte büyük salonlarda, binlerce katılımcısı olan dev kongreleri artık fazla göremeyeceğiz. Bunun yerine, katılımcıyı aktif hale getirmek için son teknolojilerle donatılmış, kongre merkezi gibi hizmet verecek özel sınıf şeklinde tasarlanmış mekanlarla tanışacağız.Kongrelerin çeşitli faktörlere bağlı olarak şekil değiştirecek olması, Uluslararası Kongre ve Toplantılar Birliği’nin (ICCA) 48’nci kongresinde tartışıldı. Konuşmacılar yaptıkları sunumlarda, sektörde şekil değiştirmelerin politik, ekonomik, çevresel, sosyal, teknolojik ve yasal sorunlara bağlı olacağına dikkat çekti. Araştırmacılar ise önümüzdeki yıllarda yüksek katılımlı kongrelerin tarihe karışacağını söylüyor. Ancak, teknoloji ve sosyal medya kullanımının artmasına rağmen, insanların konferans ve kongrelere birbiriyle yüzyüze etkileşime girmek için katılmaya devam edeceği vurgulanıyor.
ICCA konuşmacıların yaptığı sunumlar, yakın ve uzak gelecekte kongre turizminde nelere tanık olabileceğimize dair ipuçlarını veriliyor. Yakın gelecekte çevreci, sürdürülebilir gelişme, çevre dostu, ekonomik, sosyal medyayı ile zamanı etkili kullanan, fiyat ve mevcut kaynaklara odaklı gelişmelere tanık olacağız.
Yenilikçi yöntemlerin başında sayılan sosyal medyanın daha etkin kullanılacağı belirtiliyor. İnteraktif web sitesi sayısı artarken, daha fazla kişiselleştirilmiş birebir pazarlama yaklaşımları ağır basacak. Politik anlamda ise hükümetlerin politikaları, terör, savaş, kültürel farklılık ve anlaşmazlıklar kaynaklanacak sorunlar sektörü olumsuz yönde etkileyecek.
Herşey fiyat odaklı olacak
Toplantı bütçeleri kısılırken, herşey fiyat odaklı hale gelecek. Bu noktada sanal dünyanın sunduğu imkânlar, daha ekonomik, sınırları ortadan kaldırma özelliği, kolay erişimi, düşük fiyatlı olmasından dolayı öne çıkacak. Ancak, bu durumun yüzyüze etkileşimi toplantıları tamamen ortadan kaldırmayacağı görüşü ağır basıyor. Çünkü çevrimiçi toplantılardaki konuşmacının deneyim ve etkinliğinin doğrulanması bazı endişeleri beraberinde getirecek.
Larry Oltmanns ICCA kongresinde yaptığı sunumda, gelecekte başarılı toplantıların ayırt edici özelliğinin katılımcıya sadece benzersiz deneyim sunma yeteneği olmayacağını belirterek, “Asıl olay toplantı öncesi ve sonrasında yaşanacak. Toplantının yapılacağı şehir ve binalar güvenilir olanlar arasından seçilecek. Sektörde başarılı olmanın yolu, başarılı ve benzersiz bir deneyim sunan mekânların sunulmasından geçecek” diyor.
İnsanoğlu’nun dünyanın önemli mekânlarında önemli toplantılarda buluşma ihtiyacının önümüzdeki yıllarda da devam edeceğine inandığını belirten Geoff Donaghy, “Dünyada ekonomi, sağlık ve güvenlik gibi dış etkenlere bağlı yeni krizler olabilir. Bu olası krizlere rağmen, toplantı ve kongre sektörü dünyayı bu sıkıntılardan kurtaracaktır. Sektör, yeni mekân geliştirme, tasarım ve operasyonları yönetme gibi etmenlere bağlı olarak gelişecektir” diye ekliyor.
Corbin Top ise toplantıların geleceğini şöyle özetliyor: “Organizasyon şirketleri olayların planlamasında daha büyük rol almak için sosyal medyayı kullanarak katılımcıları daha interaktif hale getirecekler. Katılımcıların yoklama, anket, broşür, program, liste, harita, yol, bilet, ödeme, randevularını ayarlama, not tutma gibi önemli ihtiyaçları çoklu veri tabanına sahip cep telefonlarıyla yönetilecek.”
Geniş katılımlı kongreler sona eriyor
Önümüzdeki yıllarda büyük katılımlı kongrelerin tarihe karışacağı ileri sürülüyor. Toplantı organizetörlerinin birilerini bir konferansa katılmaya ikna etmek için epey ter dökeceği belirtiliyor. Artık ders dinler gibi ‘pasif’ katılımlara tanık olmayacağımızı ileri süren uzmanlar, “Kongre turizmine yönelik olarak geliştirilecek tüm donanımlar, katılımcının aktif olma talebine uygun olarak tasarlanacak” diyor. Kongre yapılan salonlardaki koltuklar dünya ile iletişime açık bir ağa bağlı, katılımcıyı aktif hale getirmeye hazır olacak. Bunun da katılımcılar arasındaki işbirliği ve görüş alışverişlerini daha da hızlandıracağına inanılıyor.
İnsanlar sırf bir konferans izlemek istiyorsa bunu YouTube’a yüklenen herhangi birini izleyerek yapabilir. Bu yüzden artık katılacağı konferanstan böylesi pasif bir izlemeyi değil, ciddi bir deneyim kazandıracak özellikleri aramaya başlayacak.  Katılımcılar artık içeriği kongre organizatörü tarafından hazırlanan etkinliklerde boy göstermeyecekler. Tam tersine katılmak isteyecekleri toplantıların içeriğini karşı tarafa sunup, talepleri doğrultusunda kongreler düzenlenmesini sağlayacaklar.
Toplantı arası masaj hizmeti
Günümüzde iş dünyasından temsilcilerin toplantı ve seminerleri için kullandıkları NG Güral Sapanca Wellness &  Convention’un yeni başlattığı uygulamanın evrilerek genişlemesi bekleniyor.  Güral Sapanca Spa Müdürü Hatice Demirtaş , toplantı arası baş ve boyun masajı hizmeti verdiklerini vurguladıktan sonra şunları söylüyor: “İş dünyasına özel üç ayrı sağlıklı toplantı paketi hazırladık. İş dünyası, ‘business wellness’ konseptine yoğun ilgi gösteriyor. Konsept toplantı aralarında 10-15 dakikalık sürelerde, özel bir sandalyede, yağ kullanılmadan, kişinin saçının dağılmasına yol açmayacak şekilde uygulanıyor. Balili terapistlerin baş ve boyun bölgesinin akapunktur noktalarına uyguladığı bu gevşetici masaj, kişiyi dinlendirip, aradan sonra yeniden katılacağı toplantıda daha zinde olmasını sağlıyor.”
Demirtaş, birinci pakette, eğitmenlerle yapılan 30 dakikalık bir doğa yürüyüşünün ardından yapılan sağlıklı bir kahvaltıyı, toplantı aralarında uygulanan 10’ar dakikalık baş ve boyun masajlarını ve hafif besinlerin hakim olduğu, öğle ve akşam yemeklerinde ise kaloriyi düşük tutuklarını hatırlatıyor. İkinci paketin en önemli özelliği ise paketten faydalananların sağlıklı yaşam konsültasyonu hizmeti de alabilmesi. Misafirlerin talep etmeleri halinde Diyetisyen Ali Dereli ve ekibi tarafından ölçümleri yapıldıktan sonra verilen besleyici bir kahvaltıyla güne başladığını belirten Demirtaş, sözlerini şöyle noktalıyor: “ Öğle ve akşam yemeklerinin yanı sıra, toplantı aralarında verilen ara öğünlerde hacmi yüksek, kalorisi düşük, wellness konseptli yiyecekler ikram ediliyor. Misafirlerimiz ayrıca Aliva Wellness ekibi liderliğindeki fitness ve egzersiz programlarından da yararlanabiliyor. Güne rahatlayarak başlamak isteyenler için oluşturulan üçüncü paket ise, pilates, spa merkezi kullanımı ve 30 dakikalık ‘Secret Masajı’ gibi seçenekler sunuyor.”
Öte yandan araştırmacı yazar Adrian Segar, teknolojideki gelişmelirin kongre katılımcılarını yeni kalıplara sokacağını ileri sürüyor. Mevcut kongre teknolojilerin yanı sıra, önümüzdeki yıllarda geliştirilecek olan yeni teknolojilerin katılımcıyı ihtiyaç duyduğu bilgiyi bulmak için dışarıya çıkarmaya odaklı olacağını savunan Segar, “Burada işin odağında deneyim kazandırma ilk sırada yer alacak” diye ekliyor.
Dünyanın önde gelen ofis ortamları üreticisi Steelcase tasarımcıları bu ihtiyacı karşılayacak yenilikçi tasarımlar üzerine kafa yoruyor. Örneğin, katılımcıların öğle saatlerinde verilen molalarda zamanının çoğunu uzun kuyruklarda geçirmemesi için özel yemek alanları oluşturuyor. Ayrıca, konferansa katılanlar arkadaşların birbirini daha kolay bulabilmesi için çeşitli kişisel ağ ayarları yapılıyor. Aktif katılımcının ihtiyaçları doğrultusunda uygulamaya konacak konferans tasarımları ilgi görecek.
Tasarımlar aktif öğrenmeyi teşvik edecek
Akademik topluluk da araştırma tasarımlarının aktif öğrenmeyi destekler şekilde olmasını talep edecek. Topluluklar farklı bir şey öğrenilmesi için akademik konferansların öğrenmeyi teşvik edecek şekilde tasarlanmasını istiyor. Bu noktada, katılımcıların yönlendireceği eğilimler ağır basacak. Sektörde geribildirim çok önemli hale gelecek. Kısacası, tasarımcılarla kongre düzenleyenler başbaşa verip, katılımcılar arasında etkileşim, öğrenme ve paylaşmayı hızlandıracak oturma düzenlerinden ekipmanlara kadar bir dizi konu hakkında kafa yoracak.
Bu yöndeki çalışmaların, karşımıza uzay tasarımlarını bile getirebileceği belirtiliyor. Öğrenmeyi teşvik toplantı alanı eklemeleri bir teknoloji alanı gibi basit olabilir. Örgün eğitim uygulayan kuruluşların, önümüzdeki dönemde hakemli konferans kavramlarını daha fazla gündeme getirecekler. Geleceğin toplantıları, bir konferans merkezi olarak sınıf ortamında oluşmaya devam edecek. Ancak, bu geleneksel bir sınıf ortamı yerine, sosyal öğrenmeyi teşvik odaklı ve katılımcıların birbirlerinden öğrenmesini sağlayacak ortama sahip olacak.
Steelcase Eğitim Çözümleri Eğitim Ortamları Müdürü Lennie Scott-Webber, teknoloji ve sosyal medya kullanımının artmasına rağmen, konferans ve kongrelere insanların birbiriyle yüzyüze etkileşime girmek toplantılara katılmasının devam edeceğini söylüyor. Burada anahtar kelimenin, katılımcıya benzersiz ve unutulmaz bir deneyim yaşatmak olacağının altını çizen Webber, “Aktif öğrenme aktif öğretmen veya konuşmacı gerektireceğinden yüzyüze katılımlara talep devam edecektir” diye ekliyor.
Bu arada, son yıllarda başta Amerika ve Avrupa’da olmak üzere karşımıza çıkan büyük gemilerde (kruvaziyer) toplanmalar diğer bölgeleri de kapsayacak şekilde genişlemesi bekleniyor. Dünyanın önde gelen gemi şirketleri, kongre pazarından pay alabilmek için, mevcutların yanı sıra, yeni inşa edecekleri gemilerinda tam donanımlı toplantı salonları oluşturmaya gayret ediyor.
Kongre turizminde nelere tanık olacağız?
Toplantılar aktif öğrenmeyi teşvik edecek şekilde planlanacak.
Kongre ve toplantılar büyük salonlar yerine, konferans merkezine dönüştürülmüş sınıflarda gerçekleştirilecek.
Ders dinler gibi ‘pasif’ katılım tarihe karışacak.
Kongre düzenleyicileri, birilerini konferansa katılmaya ikna etmek için epey ter dökecek.
Kişiler katılmak isteyecekleri toplantıların içeriğini kongre düzenleyicilerine sunup, talepleri doğrultusunda toplantılar düzenlenmesini sağlayacak.
Teknoloji ve sosyal medya kullanımının artmasına rağmen, insanlar konferans ve kongrelere birbiriyle yüzyüze etkileşime girmek için katılmaya devam edecek.
Aktif öğrenme talepleri, aktif öğretmen veya konuşmacı gerektireceğinden yüzyüze katılımlar tercih edilecek.